L’importanza del circuito comunicativo nella gestione delle risorse umane

Le risorse umane con vantaggio competitivo

E’ ormai una concezione altamente diffusa a livello organizzativo quella secondo cui le risorse umane siano un bene imprescindibile e fondamentale per una azienda, poiché le qualità e le competenze di queste ultime costituiscono un vero e proprio vantaggio competitivo all’interno del proprio settore di riferimento.

Negli ultimi tempi, e soprattutto nell’ultimo decennio, questa concezione si è ulteriormente rafforzata, poiché le profonde innovazioni (anzi, rivoluzioni) tecnologhe hanno cambiato in maniera determinante ed in alcuni casi drastica il modo di concepire e svolgere moltissime professioni. L’importanza di avere in organico figure professionali con competenze all’avanguardia, capacità di apprendimento continue e soprattutto elevata dinamicità si è rivelata fondamentale per le imprese, per le quali uno dei problemi chiave è diventato il trovare leve attrattive e motivazionali per attrarre e dunque trattenere le persone con maggior talento.

La funzione Risorse Umane ha iniziato così ad occupare un ruolo sempre più centrale, poiché costituisce il vero capitale d’oro delle aziende; parallelamente è dunque emersa la necessità di mettere in atto nuove tecniche di gestione del personale, più idonee a creare condizioni di lavoro favorevoli allo sviluppo delle potenzialità dei singoli ed a fornire loro la giusta motivazione per crescere e per rimanere all’interno dell’impresa, legando il proprio successo al successo dell’organizzazione. Porre al centro delle proprie strategie il tema della valorizzazione delle persone significa credere nell’importanza del capitale umano[1]. Ogni persona che lavora ha un proprio progetto di vita e propri bisogni che trovano nell’impresa uno dei possibili ambiti dove realizzarsi. Se una persona non vive bene sul posto di lavoro, se non è contenta e non trova soddisfazione nell’attività che svolge, l’azienda nel suo complesso ne risente: ci sarà meno creatività nelle mansioni svolte e meno iniziativa personale, e alla fine anche minori risultati economici, perché l’azienda sarà meno capace di fornire al mercato prodotti e servizi innovativi, più idonei alle condizioni di mercato, più attrattivi per la clientela; le aziende che fanno “business as usual” sicuramente mancano di questo vantaggio competitivo.

Ma come deve muoversi una organizzazione per porre al centro della propria attenzione le risorse umane? [2]Innanzitutto deve capire come operare sul personale per favorire la realizzazione degli obiettivi strategici di impresa; deve poi individuare dei sistemi per analizzare il rendimento dei singoli, che mettano in luce anche le eventuali variabili che determinano i risultati; deve mettere a punto dei procedimenti per rinnovare valori e competenze con lo scopo di ottimizzare la performance economica; deve considerare la rilevanza strategica della gestione delle risorse umane nel proprio mercato di riferimento, considerando anche il livello tecnologico sempre più elevato ed i moderni sistemi gestionali.

In particolare, per poter gestire in maniera efficiente le risorse umane è necessario saperne sfruttare al massimo le potenzialità, e dunque risulta di fondamentale importanza l’utilizzo di soluzioni tecnologicamente avanzate e innovative, tali da permettere la gestione integrata dei processi di business. Ciò implica che le funzionalità delle Risorse Umane subiscano un processo di trasformazione, al fine di delineare un programma completo e integrato di gestione delle risorse umane, ovvero integrare informazioni e pratiche relative ai collaboratori con processi e strategie aziendali. Per consentire e agevolare tali operazioni, le aziende dovranno dotarsi di efficaci tool mirati all’implementazione di programmi dedicati alla gestione delle risorse umane e allo stesso tempo integrati con i processi di business dell’impresa, in modo da incrementare la produttività del proprio personale. Senza l’utilizzo di tali strumenti risulterebbe alquanto difficile essere e rimanere competitivi nell’attuale sistema economico, caratterizzato da una costante evoluzione e continui cambiamenti.

La comunicazione come elemento base di gestione

Mettere in atto una strategia in termini manageriali significa attuare una pianificazione a lungo termine, ossia creare un modello di decisioni ed azioni intraprese dal livello più alto dell’organizzazione per perseguire gli obiettivi di performance prestabiliti. Il manager, oggi più che mai leader, deve allineare la funzione Risorse Umane con gli obiettivi strategici dell’organizzazione al fine di migliorare le performance. Le strutture ed i sistemi del personale e dell’organizzazione dovrebbero essere progettate per supportare la strategia dell’organizzazione. Lo staff dovrebbe essere gestito e trattato in maniera tale che sia impegnato nell’organizzazione e nel perseguimento dei suoi obiettivi.

A tal fine è imprescindibile avere come base una corretta comunicazione interna, strumento che nessuna attività lavorativa può ignorare in quanto rappresenta uno scambio finalizzato a stabilire e migliorare i principi di efficienza del proprio lavoro.

In particolare, sono due i tipi di comunicazione su cui va posta attenzione: [3]

• la comunicazione top-down, ossia quella dall’alto (organi dirigenziali) verso il basso (impiegati, dipendenti). Per attuare questo tipo di comunicazione interna aziendale si possono utilizzare diversi strumenti pratici come l’uso di messaggistica interna (email o circolari), di una rete intranet che sfrutti l’organizzazione di un software gestionale e l’organizzazione periodica di riunioni o briefing con i dipendenti per spiegare e condividere le stesse informazioni e obiettivi;
• la comunicazione bottom-up, ovvero il flusso di informazioni dal basso verso l’alto. Questo genere di comunicazione si realizza attraverso procedure interne da seguire (es. compilando campi del programma gestionale interno o redigendo report periodici delle proprie attività o semplicemente inserendo i propri appuntamenti in un calendario intranet condiviso), riunioni e colloqui individuali. Per poter ottenere il meglio da questo tipo di comunicazione occorre instaurare un rapporto di fiducia con i propri dipendenti al quale si sarà trasmessa adeguatamente l’importanza del concetto di divulgazione dell’informazione aziendale.

Ovviamente sono molti i fattori di ostacolo alla comunicazione[4]: le differenti esperienze del personale, i diversi gradi di cultura, preparazione, addestramento e mentalità, le diverse abitudini, una sottostima dell’importanza della funzione, una volontà di non diffondere le informazioni, la gelosia, la “mancanza di tempo”; esistono anche ostacoli di tipologia differente, ostacoli in qualche modo “voluti e cercati”: sono tutte quelle circostanze in cui si tende ad omettere di comunicare in base al principio delle buone notizie o del voler figurare in un certo modo nei confronti dei propri dipendenti o del proprio superiore. Infine, si tende molto più spesso a dare rilievo alle comunicazioni positive evitando, anzi, addirittura rifuggendo quelle negative.

In un’impresa moderna la gestione della comunicazione interna è invece una funzione fondamentale. Per ottimizzare questo processo il manager o chi per lui deve avere come obiettivo principe quello di sensibilizzare le persone a leggere e ascoltare, di creare un clima per la libera circolazione delle informazioni e delle idee, di creare gli strumenti per la circolazione delle informazioni, di far sì che la politica aziendale sia recepita da tutti in modo chiaro, di favorire (con moderazione) i contatti diretti tra imprenditore e dipendenti.

Quest’attenzione alla comunicazione verso i propri collaboratori facilita sia i processi decisionali, anche ai livelli più bassi, sia l’attuazione dell’empowerment, ossia l’affidamento di autonomia e responsabilità alle singole risorse umane. Quando si parla di impresa moderna va sottolineato, infatti, il valore della responsabilizzazione dei dipendenti in modo che essi, superato il ruolo della semplice dipendenza, si sentano portati a giocare quello della partnership.

Ecco perché una azienda non può ignorare la comunicazione interna. Ad esempio, un manager od un responsabile che non risponde ad un suo diretto sottoposto o ne ignora le richieste dimostrando disinteresse contribuisce in maniera determinate alla creazione di un cattivo clima organizzativo, un clima di sfiducia in cui gli organi dirigenziali sono visti come lontani, disinteressati, “nemici”, e a lungo andare demoliscono il senso di team e dunque l’orientamento comune al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Non dimentichiamo, infatti, che gli obiettivi di profitto dell’impresa vengono conseguiti grazie a professionalità diverse e complementari: una rete di competenze in cui il singolo vive in relazione con i colleghi e l’organizzazione, cresce e si sviluppa grazie ai rapporti di fiducia che si instaurano tra le persone. Alcuni economisti affermano che è proprio la fiducia l’elemento che sta alla base del sistema economico[5]: se non ci si fida dei colleghi, dei dipendenti, dei superiori, del partner commerciale, i rapporti non si sviluppano e non si raggiungono i risultati attesi. Questo vale anche dal punto di vista del dipendente: se non ha fiducia nell’impresa in cui lavora i risultati saranno decisamente inferiori alle attese.

E’ dunque fondamentale che il circuito comunicativo non si interrompa mai e sia gestito con continuità, interesse e soprattutto fiducia.

Le informazioni come base del circuito comunicativo

Dare fiducia alle proprie risorse umane per una azienda significa adottare il postulato fondamentale che tutti debbano poter recuperare le informazioni necessarie per proseguire nelle normali attività. Una rete comunicativa in cui informazioni importanti o necessarie siano accessibili a pochi o di difficile reperibilità impoverisce tutta la strategia di gestione delle risorse umane, arrivando anche a vanificarne il successo.

Rendere le informazioni accessibili e condivise significa anche velocizzarle[6]: le figure che si occupano del coordinamento e/o della gestione del personale, gli amministratori o i diretti titolari devono essere messi nelle condizioni di ridurre i tempi nella gestione dei piani informativi, degli obblighi e degli adempimenti necessari nel proprio settore di lavoro, e nello stesso tempo di velocizzare e migliorare le prestazioni nel monitoraggio dei dati significativi. L’innovazione di processo non è semplice da realizzare e nello stesso tempo da comunicare, serve ricerca, un aggiornamento continuo e soprattutto la reale intenzione e convinzione di operare per rendere più semplice il lavoro di altre persone e valorizzare il capitale umano.

I processi di gestione della comunicazione verso e per le risorse umane vanno favoriti e resi efficienti tramite l’automazione delle attività, la sincronizzazione dei dati (tramite una piattaforma Ufficio Web, un cloud o una rete intranet) e l’evoluzione tecnologica e di business (come può essere l’uso di un software gestionale). In questo modo, tra l’altro, si riducono anche tempi, costi e margini di errore.

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[1] Sobrero, Rossella, CSRPiemonte, L’importanza delle risorse umane: focus sul welfare aziendale, Regione Piemonte ed Unioncamere Piemonte, 2012

[2] Orlando, Marina, Gestione strategica delle risorse umane. Analisi ed implementazione di un sistema ERP HR in una realtà aziendale, Università degli Studi di Padova, Facoltà di Ingegneria, 2010

[3] Vigna, Valentina ed Alessandra, L’importanza della comunicazione aziendale interna, www.vivimarketing.it, 2011

[4] Caruso, Eugenio, Evoluzione della Comunicazione all’interno dell’impresa, www.impresaoggi.com, 2011

[5] Sobrero, Rossella, CSRPiemonte, L’importanza delle risorse umane: focus sul welfare aziendale, Regione Piemonte ed Unioncamere Piemonte, 2012

[6] Bettini, Andrea, L’importanza di velocizzare le informazioni in azienda, corriereinnovazione.corriere.it, 2015

(*) la dott.ssa Laura Liguori è Marketer – Coldwell Banker FRG&Partners Tarquinia Lido (agosto 2015)